Pro Lapinlahden jäsenrekisterin tietosuojaseloste
Rekisterinpitäjä
Pro Lapinlahti mielenterveysseura ry
Rekisteriasioiden yhteyshenkilö(t)
Toiminnanjohtaja Nonni Mäkikärki (nonni.makikarki (a) lapinlahdenlahde.fi
Rekisterin nimi
Jäsenrekisteri
Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste ja tarkoitus
Henkilötietojen käsittelyn perusteena on yhdistyksen yhdistyslain mukainen velvoite pitää yllä jäsenluetteloa, oikeutettu etu huolehtia jäsenpalvelusta ja jäsenviestinnästä, vapaaehtoisiksi ilmoittautuneiden palveluista ja viestinnästä.
Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on (esimerkkejä):
- jäsenpalvelut
- jäsenviestintä
- yhdistystoimintaan liittyvä viestintä ja tiedottaminen
- varainhankinta
- sähköinen ja suoramarkkinointi (vain suostumuksen antaneille)
Mitä tietoja käsitellään
Keskusjärjestön ylläpitämään jäsenrekisteriin tallennetaan paikallisen mielenterveysseuran jäsentiedot seuraavasti:
- jäsenyyden alkamispäivä (jäsenen hyväksyminen paikallisen mielenterveysseuran hallituksessa)
- nimi ja postiosoite
- sähköpostiosoite
- puhelinnumero
- jäsenyystiedot (jäsenlaji)
- syntymävuosi
- ammatti
- jäsenmaksutiedot
- mahdolliset suoramarkkinointikiellot ja/tai -suostumukset
- mahdolliset muut erikseen rekisteröidyn suostumuksella kerätyt tiedot
Mistä tiedot saadaan
Saamme tietoja ensisijaisesti seuraavista lähteistä esim. rekisteröidyltä itseltään, väestörekisteristä, viranomaisilta ja muilta vastaavilta luotettavilta tahoilta.
Lisäksi henkilötietoja voidaan kerätä ja päivittää tässä tietosuojaselosteessa kuvattuja käyttötarkoituksia varten myös samaan liittoyhteisöön kuuluvilta tahoilta, julkisesti saatavilla olevista lähteistä ja viranomaisilta tai muilta kolmansilta osapuolilta saatujen tietojen perusteella sovellettavan lainsäädännön rajoissa.
Kenelle tietoja luovutetaan tai siirretään
Tietoja ei siirretä ulkopuolisille esim. mainostarkoitukseen vaan niitä käytetään vain paikallisen mielenterveysseuran sisäisesti.
Pro Lapinlahti mielenterveysseura ry on jäsenrekisterin ylläpitäjä ja jäsentiedot tallennetaan Suomen Mielenterveysseuran keskitettyyn jäsenrekisteriin. Suomen Mielenterveysseura toimii jäsenrekisterin käsittelijänä laskuttaessaan jäsenmaksut, muuttaessaan jäsenten tiedot tai poistaessaan jäsenen yhteystiedot paikallisen mielenterveysseuran ilmoituksen mukaisesti. Tietoja käytetään sekä keskusjärjestön että paikallisen mielenterveysseuran toimesta edellä kuvattuihin tarkoituksiin.
Emme luovuta rekisterin tietoja ulkopuolisille tahoille.
Emme luovuta henkilötietoja EU/ETA alueen ulkopuolelle
Miten tiedot suojataan ja miten pitkään niitä säilytetään
Henkilötietoja sisältävän järjestelmän käyttöön ovat oikeutettuja vain nimetyt henkilöt. Kullakin käyttäjällä on oma käyttäjätunnus ja salasana järjestelmään. Tiedot kerätään tietokantoihin, jotka ovat palomuurein, salasanoin ja muilla teknisillä keinoilla suojattuja. Tietokannat ja niiden varmuuskopiot sijaitsevat lukituissa tiloissa ja tietoihin pääsevät käsiksi vain tietyt ennalta nimetyt henkilöt.
Säilytämme henkilötietoja vähintään jäsenyyden keston ajan ottaen huomioon lainsäädännön ja viranomaisten vaatimukset mm. kirjapitolainsäädäntö, rekisteröityjen tietoja koskeva erityislainsäädäntö ja arkistointia koskevat vaatimukset.
Rekisterinpitäjä arvioi säilyttämisen tarpeellisuutta säännöllisesti sovellettava lainsäädäntö huomioon ottaen. Tämän lisäksi rekisterinpitäjä huolehtii sellaisista kohtuullisista toimenpiteistä, joilla varmistetaan, ettei rekisteröidyistä säilytetä rekisterissä käsittelyn tarkoituksiin nähden yhteensopimattomia, vanhentuneita tai virheellisiä henkilötietoja. Rekisterinpitäjä oikaisee tai hävittää tällaiset tiedot viipymättä.
Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itseäsi koskevat henkilörekisteriin tallennetut tiedot ja vaatia virheellisen tiedon oikaisua tai poistamista, mikäli sille on lailliset perusteet. Rekisteröidyllä on myös oikeus peruuttaa suostumuksesi tai muuttaa sitä.
Rekisteröidyllä on tietosuoja-asetuksen mukaisesti oikeus vastustaa tai pyytää tietojesi käsittelyn rajoittamista sekä tehdä valitus henkilötietojen käsittelystä valvontaviranomaiselle.
Erityisistä henkilökohtaisista syistä rekisteröidyllä on oikeus myös vastustaa itseesi kohdistuvia käsittelytoimia. Vaatimuksen yhteydessä rekisteröidyn tulee yksilöidä se erityinen tilanne, jonka perusteella vastustat käsittelyä. Reksiterinpitäjä voi kieltäytyä toteuttamasta vastustamista koskevaa pyyntöä ainoastaan laissa säädetyin perustein.
Jos Pro Lapinlahti mielenterveysseura ry käsittelee henkilötietoja suoramarkkinointia varten, rekisteröidyllä on myös oikeus, milloin tahansa ja maksutta vastustaa käsittelyä niiltä osin kuin se liittyy suoramarkkinointiin.
Yhteydenotot
Kaikki tätä selostetta koskevat yhteydenotot ja pyynnöt tulee esittää kirjallisesti tai henkilökohtaisesti kohdassa kaksi (2) nimetylle yhteyshenkilölle.
Pro Lapinlahden (Lapinlahden Lähteen) vapaaehtoisrekisterin tietosuojaseloste
Rekisterinpitäjä
Pro Lapinlahti mielenterveysseura ry
Lapinlahdenpolku 8, 00180 Helsinki
Rekisteriasioiden yhteyshenkilö
Katja Liuksiala
etunimi.sukunimi@lapinlahdenlahde.fi
040-668 3328
Rekisterin nimi
Pro Lapinlahti mielenterveysseura ry:n (Lapinlahden Lähteen) vapaaehtoisrekisteri
Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste ja tarkoitus
Pro Lapinlahti mielenterveysseura ry:n (myöhemmin Pro Lapinlahti) hallinnoiman Lapinlahden Lähteen toiminnan vapaaehtoisten rekrytointi ja henkilöstörekisteri. Rekisterin käyttötarkoituksena on Lapinlahden Lähteen vapaaehtoistoimintaan ilmoittautuneiden henkilöiden henkilötietojen käsittely ja vapaaehtoistoiminnan dokumentaatio.
Mitä tietoja käsitellään
Rekisterissä käsitellään rekisterin käyttötarkoituksen mukaisia tarpeellisia tietoja:
-Yhteystiedot kuten nimi, sähköpostiosoite, puhelinnumero ja osoite.
-Kiinnostuksen kohteet ja taidot
-Muut rekisteröidyn itse antamat tiedot
Mistä tiedot saadaan
Tiedot on saatu rekisteröidyltä itseltään vapaaehtoiseksi ilmoittautumisen yhteydessä tai vapaaehtoistoiminnan alettua.
Kenelle tietoja luovutetaan tai siirretään. Siirretäänkö tietoja EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle
Tietoja ei luovuteta Pro Lapinlahden ulkopuolelle. Tietoja ei luovuteta EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle. Tiedot ovat käytettävissä vain Pro Lapinlahden valtuuttamilla henkilöillä.
Miten tiedot suojataan ja miten pitkään niitä säilytetään
Vapaaehtoisrekisterin manuaalinen aineisto on Pro Lapinlahden valtuuttamilla henkilöillä kansiossa, joka on lukitussa tilassa Pro Lapinlahden hallinnon tiloissa.
Vapaaehtoistoimintaan ilmoittautuneen paperiset ja sähköiset rekisteritiedot hävitetään, kun se ei vapaaehtoistoimintaan osallistumisen kannalta ole enää tarpeellista. Tarkastelu tehdään vuosittain.
Rekisteröidyn oikeudet
Henkilöllä on henkilötietolain 26§ sekä EU:n tietoturva-asetuksen mukaisesti oikeus tarkastaa itseään koskevat tiedot rekisteristä. Tarkastuspyyntö tulee lähettää sähköisesti osoitteeseen kohdassa kaksi (2) nimetylle henkilölle.
Henkilöllä on oikeus vaatia virheellisen tiedon korjaamista ja tiedon korjaaminen tulee tehdä viipymättä. Henkilöllä on myös oikeus poistua vapaaehtoisrekisteristä.