Pro Lapinlahden jäsenrekisterin tietosuojaseloste

Rekisterinpitäjä

Pro Lapinlahti mielenterveysseura ry

Rekisteriasioiden yhteyshenkilö(t)

Toiminnanjohtaja Nonni Mäkikärki (nonni.makikarki (a) lapinlahdenlahde.fi

Rekisterin nimi

Jäsenrekisteri

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste ja tarkoitus

Henkilötietojen käsittelyn perusteena on yhdistyksen yhdistyslain mukainen velvoite pitää yllä jäsenluetteloa, oikeutettu etu huolehtia jäsenpalvelusta ja jäsenviestinnästä, vapaaehtoisiksi ilmoittautuneiden palveluista ja viestinnästä.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on (esimerkkejä):

• jäsenpalvelut
• jäsenviestintä
• yhdistystoimintaan liittyvä viestintä ja tiedottaminen
• varainhankinta
• sähköinen ja suoramarkkinointi (vain suostumuksen antaneille)

Mitä tietoja käsitellään

Keskusjärjestön ylläpitämään jäsenrekisteriin tallennetaan paikallisen mielenterveysseuran jäsentiedot seuraavasti:

• jäsenyyden alkamispäivä (jäsenen hyväksyminen paikallisen mielenterveysseuran hallituksessa)
• nimi ja postiosoite
• sähköpostiosoite
• puhelinnumero
• jäsenyystiedot (jäsenlaji)
• syntymävuosi
• ammatti
• jäsenmaksutiedot
• mahdolliset suoramarkkinointikiellot ja/tai -suostumukset
• mahdolliset muut erikseen rekisteröidyn suostumuksella kerätyt tiedot

Mistä tiedot saadaan

Saamme tietoja ensisijaisesti seuraavista lähteistä esim. rekisteröidyltä itseltään, väestörekisteristä, viranomaisilta ja muilta vastaavilta luotettavilta tahoilta.

Lisäksi henkilötietoja voidaan kerätä ja päivittää tässä tietosuojaselosteessa kuvattuja käyttötarkoituksia varten myös samaan liittoyhteisöön kuuluvilta tahoilta, julkisesti saatavilla olevista lähteistä ja viranomaisilta tai muilta kolmansilta osapuolilta saatujen tietojen perusteella sovellettavan lainsäädännön rajoissa.

Kenelle tietoja luovutetaan tai siirretään

Tietoja ei siirretä ulkopuolisille esim. mainostarkoitukseen vaan niitä käytetään vain paikallisen mielenterveysseuran sisäisesti.

Pro Lapinlahti mielenterveysseura  ry on jäsenrekisterin ylläpitäjä ja jäsentiedot tallennetaan Suomen Mielenterveysseuran keskitettyyn jäsenrekisteriin. Suomen Mielenterveysseura toimii jäsenrekisterin käsittelijänä laskuttaessaan jäsenmaksut, muuttaessaan jäsenten tiedot tai poistaessaan jäsenen yhteystiedot paikallisen mielenterveysseuran ilmoituksen mukaisesti. Tietoja käytetään sekä keskusjärjestön että paikallisen mielenterveysseuran toimesta edellä kuvattuihin tarkoituksiin.

Emme luovuta rekisterin tietoja ulkopuolisille tahoille.

Emme luovuta henkilötietoja EU/ETA alueen ulkopuolelle

Miten tiedot suojataan ja miten pitkään niitä säilytetään

Henkilötietoja sisältävän järjestelmän käyttöön ovat oikeutettuja vain nimetyt henkilöt. Kullakin käyttäjällä on oma käyttäjätunnus ja salasana järjestelmään. Tiedot kerätään tietokantoihin, jotka ovat palomuurein, salasanoin ja muilla teknisillä keinoilla suojattuja. Tietokannat ja niiden varmuuskopiot sijaitsevat lukituissa tiloissa ja tietoihin pääsevät käsiksi vain tietyt ennalta nimetyt henkilöt.

Säilytämme henkilötietoja vähintään jäsenyyden keston ajan ottaen huomioon lainsäädännön ja viranomaisten vaatimukset mm. kirjapitolainsäädäntö, rekisteröityjen tietoja koskeva erityislainsäädäntö ja arkistointia koskevat vaatimukset.

Rekisterinpitäjä arvioi säilyttämisen tarpeellisuutta säännöllisesti sovellettava lainsäädäntö huomioon ottaen. Tämän lisäksi rekisterinpitäjä huolehtii sellaisista kohtuullisista toimenpiteistä, joilla varmistetaan, ettei rekisteröidyistä säilytetä rekisterissä käsittelyn tarkoituksiin nähden yhteensopimattomia, vanhentuneita tai virheellisiä henkilötietoja. Rekisterinpitäjä oikaisee tai hävittää tällaiset tiedot viipymättä.

Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itseäsi koskevat henkilörekisteriin tallennetut tiedot ja vaatia virheellisen tiedon oikaisua tai poistamista, mikäli sille on lailliset perusteet. Rekisteröidyllä on myös oikeus peruuttaa suostumuksesi tai muuttaa sitä.

Rekisteröidyllä on tietosuoja-asetuksen mukaisesti oikeus vastustaa tai pyytää tietojesi käsittelyn rajoittamista sekä tehdä valitus henkilötietojen käsittelystä valvontaviranomaiselle.

Erityisistä henkilökohtaisista syistä rekisteröidyllä on oikeus myös vastustaa itseesi kohdistuvia käsittelytoimia. Vaatimuksen yhteydessä rekisteröidyn tulee yksilöidä se erityinen tilanne, jonka perusteella vastustat käsittelyä. Reksiterinpitäjä voi kieltäytyä toteuttamasta vastustamista koskevaa pyyntöä ainoastaan laissa säädetyin perustein.

Jos Pro Lapinlahti mielenterveysseura ry käsittelee henkilötietoja suoramarkkinointia varten, rekisteröidyllä on myös oikeus, milloin tahansa ja maksutta vastustaa käsittelyä niiltä osin kuin se liittyy suoramarkkinointiin.

Yhteydenotot

Kaikki tätä selostetta koskevat yhteydenotot ja pyynnöt tulee esittää kirjallisesti tai henkilökohtaisesti kohdassa kaksi (2) nimetylle yhteyshenkilölle.

Pro Lapinlahden (Lapinlahden Lähteen) vapaaehtoisrekisterin tietosuojaseloste